Interne audit ISO 9001

Interne audit ISO 9001 voor effectieve optimalisatie processen

ISO 9001 interne audits zijn in alle ISO normen voor managementsystemen onderdeel van de vastgestelde regels en zijn een essentieel onderdeel van het verbeteringstraject. Deze interne audit is een verplicht periodiek onderzoek voor alle ISO 9001 gecertificeerde organisaties
Met de ISO 9001 interne audit wordt intern door de eigen organisatie onderzocht of de organisatie voldoet aan de normeisen, aan de eisen van de klant en aan wet- en regelgeving voor die geldt voor producten en diensten. Dit onderzoek kan ook door een ingehuurde externe ervaren adviseur van buiten de eigen organisatie of instelling worden uitgevoerd.
De ISO 9001 interne audit is een hulpmiddel om gericht te onderzoeken of bedrijfsprocessen volledig worden beheerst en of het ingevoerde kwaliteitsmanagementsysteem de effectiviteit van de aansturing door het management verbetert. Deze interne audit ISO 9001 controleert de actualiteit van documentatie, het werken conform afgesproken procedures, de mogelijkheid van optimalisatie van processen, de noodzaak voor opleiding en training van werknemers voor bepaalde taken, de terugkoppeling van klantenopmerkingen en klanttevredenheid en nog meer zaken die het proces en de praktische uitvoering kunnen beïnvloeden.

De ISO 9001 interne audit is volgens de NEN-EN-ISO 9001:2015 norm een verplichte controle binnen alle afdelingen, van verkoop en ontwikkeling tot aflevering en service.

Voor ISO 9001 gecertificeerde organisaties is de interne audit een hulpmiddel voor het management om met de medewerkers en ingehuurd personeel te kijken naar de controle over en beheersing van de bedrijfsprocessen.

De interne ISO 9001 audit is de basis voor analyse, optimalisatie en verbetering van de processen en is de kern van het streven naar verhoging van klanttevredenheid.

De interne audit volgens ISO 9001 is verplicht voor ISO gecertificeerde eenmansbedrijven, MKB ondernemingen en grotere organisaties zoals de overheidsinstellingen en multinationals.

Kostenbesparingen
De interne audit ISO 9001 vraagt een onderzoek naar het opvolgen van afgesproken werkwijzen en een toetsing of een verhoging van de efficiency mogelijk is zodat kostenbesparingen gerealiseerd kunnen worden door te besparen op materiaal, middelen, tijd en geld.

Vaste methode
De interne audit ISO 9001 vereist een gedisciplineerde en systematische aanpak bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden zodat stelselmatig volgens een vaste methode alle procedures en werkwijzen worden ge-audit op een uitvoering zoals afgesproken en vastgelegd in het kwaliteitsmanagementsysteem.

Controle
De interne audit ISO 9001 is de controle op een aantal items zoals:
Controle en toezicht op de juiste werking van het managementsysteem, controle op het effectief naleven van de voorschriften, controle op het al of niet aanwezig zijn van risico’s of kansen en, de belangrijkste: de controle op de mate van beheersing door het management.

Stappenplan voor een interne audit

De interne ISO 9001 audit met als doel het onderzoek op de naleving van de afgesproken werkwijzen start met een goede voorbereiding van de werkzaamheden. De ISO 9001 interne audit omvat de volgende tien stappen:

Het maken van een auditplanning zodat we zeker stellen dat alle processen in drie jaar tijd worden onderzocht en wie daarbij betrokken zijn.
Definiëren van de auditcriteria en de reikwijdte om consistente uitkomsten te garanderen;
Selecteren van auditoren, zo nodig hun kennis testen en opleiden tot goede onderzoekers;
Uitvoeren van een effectieve audit voor afdelingen en personeel;
Raadplegen van tijdens eerdere audits in kaart gebrachte waarnemingen;
de interne audit binnen de organisatie aankondigen voorafgaande aan de uitvoering zodat iedereen gereed is voor de interviews.
Uitvoering van de audit vind plaats door een ervaren auditor met kennis van interviewtechnieken, kennis van procestechnieken en vooral veel mensenkennis.
Na de uitvoering van de audit wordt het auditrapport opgesteld met de bevindingen. Dit rapport wordt doorgenomen met het management en conclusies, zoals mogelijke verbeterpunten, worden vastgelegd.
De opvolging van de auditbevindingen wordt vastgelegd in een actieplan dat regelmatig door het management wordt geëvalueerd.
Tijdens de volgende interne audit wordt de voortgang van verbeteringen gecontroleerd.

Vragen stellen

Een intern ISO 9001 auditor stelt tijdens het interne audit-onderzoek vragen en beoordeelt de antwoorden, naar de juiste uitvoering van processen met de eisen zoals die in de norm zijn vastgelegd. Tot de standaardvragen behoren dan:

Wat is de input en wat is de output van het proces en is de input voldoende om de voorgeschreven werkwijze betrouwbaar te kunnen uitvoeren?
krijgt u voldoende informatie en heeft u voldoende kennis voor het consistent uitvoeren van opdrachten?
welke documenten en formulieren worden gebruikt en is die administratie echt nodig om uw werk op een goede manier te kunnen doen?
wanneer u start met een opdracht heeft u dan alle benodigde middelen voor de gevraagde uitvoering van het hele proces tot uw beschikking?
Wat doet u wanneer er tijdens het proces iets mis gaat?

Deze interne ISO 9001 audit vragen worden vaak vooraf vastgelegd in checklists en vragenlijsten om de resultaten te verbeteren en de afhankelijkheid van de gevraagde basiskennis te verminderen.

Interne audit ISO 9001 uitbesteden voordelen

De interne audit ISO 9001 kan worden uitbesteed aan een externe auditor en heeft dan vele voordelen:

de externe auditor kijkt naar de systemen en de betrouwbaarheid van werkwijzen met een onbevooroordeelde blik en probeert bij het verzamelen van informatie mogelijkheden tot besparingen en optimalisatie te ontdekken waarom werkwijzen worden uitgevoerd op de wijze waarop dat eerder werd vastgesteld;
bij een goed uitgevoerde interne ISO 9001 audit levert het extern onderzoek meer op zoals een onafhankelijke onpartijdige observatie en signalering op van kansen op verbetering en van risico's op mogelijke afwijkingen en incidenten;
de externe auditor constateert en achterhaalt ook de ingeburgerde zaken die nadelig zijn maar waarbij geen vragen meer worden gesteld;
na de uitvoering van de interne ISO 9001 audit worden de bevindingen op een geschikte wijze gerapporteerd naar het management dat zorg draagt voor opvolging van de verbeteringsmogelijkheden.

De interne audit ISO 9001 is in beginsel ingebed in, en een belangrijk onderdeel van, de werking van het voor optimalisatie van processen ingerichte managementsysteem. Voordeel van uitbesteden van een interne ISO 9001 audit is de kennis en ervaring die een deskundig en ervaren adviseur in zijn onderzoek, doorlichting en rapportage van bevindingen inbrengt in de organisatie.

Betrouwbaarheid activiteiten

De interne ISO 9001 audit is geen examen maar moet inzoomen op de betrouwbaarheid van de processen en werkwijzen. De betrouwbaarheid en geverifieerde efficiency van de operationele processen moeten klanten het vertrouwen geven dat het bedrijf zijn verplichtingen kan nakomen. Met een interne ISO 9001 audit kun je controleren en toetsen of afgesproken werkwijzen worden nagekomen. Je probeert tijdens dit onderzoek via vragen en interviews met bewijzen inzichtelijk te maken dat de overeengekomen procedures consistent worden opgevolgd. Tijdens het kijken naar de uitvoering van de productie en dienstverlening, maar ook bij bijvoorbeeld de processen van inkoop, verkoop en ontwikkeling wordt een evaluatie van de betrouwbaarheid, effectiviteit en efficiency en van mogelijkheden tot verbetering en optimalisatie van het ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem uitgevoerd.

Resultaten interne audits

De interne audit ISO 9001 levert een aantal verschillende resultaten op:

Een review en beoordeling van de resultaten en uitkomsten van de gestelde doelen van de organisatie;
Een objectieve onpartijdige analyse en rapportage van mogelijke problemen en risico’s in processen zodat mogelijke afwijkingen fouten en gebreken geen calamiteiten of incidenten zullen doen ontstaan;
Een interne audit staat centraal binnen de PDCA-cirkel van de ISO 9001 norm voor kwaliteitsmanagementsystemen en de uitvoering levert als onderzoek-resultaten signalen op voor de leidinggevenden en het topmanagement voor verbetering, beheersing en aansturing van de eigen organisatie;
De onderzoeksresultaten van deze interne audit-toetsing en het verzamelen van informatie zijn basiselementen voor de verbeteringsanalyse en management-review / directiebeoordeling

Interne audits managementsystemen uitbesteden en opvolging

Bij uitbesteding kan de "intern" auditor van ISOMANAGEMENT de interne audit voor de ISO 9001 norm professioneel en op een praktische manier uitvoeren. Bij uitbesteding van de interne audit zorgen we bovendien, indien gewenst, voor de nodige aanpassingen in de procedures zodat u daarna gereed bent voor de ISO-certificatie. Uitbesteding van de interne audits aan ISOMANAGEMENT voorkomt ergernis en frustraties bij uw werknemers, levert betere resultaten door het stellen van de juiste vragen, u ontvangt een professioneel rapport met aanbevelingen én het kost u en uw werknemers veel minder tijd.
ISOMANAGEMENT verzorgt interne audits voor onder andere de volgende managementsystemen:

ISO 9001 de meest bekende managementsysteem norm voor kwaliteitsmanagement binnen organisaties van elke grootte
ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27001 managementsysteem garandeert veiligheid voor alle soorten interne digitale informatie en de veiligheid en integriteit van gegevens.
ISO 14001, de norm voor managementsystemen die zich richten op het verbeteren van prestaties binnen de onderneming op het gebied van milieu en duurzaamheid
ISO 45001, de norm voor managementsystemen voor ARBO en optimaliseren van veilig en gezond werken binnen bedrijven.

Deze audit-onderzoeken binnen de onderneming laten uitvoeren door een extern adviseur levert u een nieuwe kijk op, op het functioneren van uw organisatie. De interne auditresultaten in het rapport van een uitbestede interne audit geven nieuwe mogelijkheden tot verbetering zowel bij ISO-9001, ISO-27001, ISO-14001 als ISO-45001 normen.

Onderzoek naar verbetering processen in de organisatie

De interne audit ISO 9001 is ook voor een belangrijk deel, een onderzoek naar verbetermogelijkheden van het managementsysteem en de processen van de organisatie. Onderzoek naar verbetering herstel of correctie van de processen in de organisatie is de kern van managementsystemen.
Deze mogelijkheden voor verbetering fine-tuning en optimalisatie van de processen die worden gevonden bij een interne ISO 9001 audit zijn de start voor nieuwe doelstellingen voor de organisatie.

Prijsindicatie kosten interne audits uitbesteden / informatie / offerte uitbesteden?

Een prijsindicatie van de kosten of een offerte voor het uitbesteden van interne ISO 9001 audits kunt u hieronder aanvragen. U ontvangt binnen enkele uren onze reactie.

Informatie of offerte kosten interne audit uitbesteden aan ISOMANAGEMENT

Bericht van een klant:

Hi Annelies,

Vorige week de externe ISO audit gehad.

We kregen bij de mondelinge uitleg te horen dat hij niets dan lof had voor hoe we het doen. Na het lezen van jouw intern audit rapport zei hij: ‘ik kan zien dat ze daar weten waar ze mee bezig zijn en weten waar ze het over hebben’.

Dat wilde ik je mee geven op deze mooie maandag morgen .

Als je geïnteresseerd bent, in de bijlage het verslag....

Info aanvragen audits uitbesteden